DESCRIPTIF DE L'OFFRE

-

Gestion du secrétariat de la direction du GH :
- Gérer l'accueil téléphonique et physique, traiter le courrier
- Prendre les rendez-vous et gérer les agendas
- Organiser les réunions, etc.
- Dactylographier et mettre en forme les documents
- Gérer et mettre à jour les listes de diffusion Codir et de la gouvernance GHU
- Gérer les dossiers partagés Comité de direction et habiliter les utilisateurs
- Classer, archiver et commander les fournitures
Coordination et/ou gestion des réunions/instances :
- Préparer les dossiers stratégiques en amont des réunions
- Organiser les évaluations
- Élaborer le planning des gardes administratives du GH et en assurer le suivi
- Organiser les réunions des administrateurs de garde
- Travailler en collaboration avec les exécutifs des DMU
- Coordonner et diffuser les informations juridiques et techniques
- Tenir un tableau de bord des projets en cours
- Diffuser les informations des autorités de tutelles aux membres du CODIR et équipes exécutives des DMU et présidents des différentes instances
- Recueillir les informations liées aux évènements particuliers ou sensibles
- Mise en place le suivi des congés du CODIR
- Coordonner et/ou gérer les réunions comités du GH et instances
- Gérer le Comité de direction, le Comex et les Instances
- Recueillir les informations liées aux évènements particuliers ou sensibles
- Suivre les délégations de signature et les arrêtés de la Direction Générale
- Contribuer à la gestion logistique

FORMATION et/ou COMPÉTENCES REQUISES :

- ACH / Assistant Médico-Administratif
- Formation de type bac + 2 minimum (BTS Assistante de direction)
- Concours d'ACH ou d'Assistant Médico-Administratif
- Bonne connaissance de l'Assistance Publique des Hôpitaux de Paris
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'un groupe hospitalier
- Maîtrise du Pack Office (Powerpoint, Word, Excel) et Outlook

QUALITÉS PROFESSIONNELLES REQUISES :

- Confidentialité
- Sens de l'organisation et de la gestion des priorités
- Capacité à travailler en équipe
- Qualités humaines et proximité avec les différents interlocuteurs
- Qualités rédactionnelles
- Autonomie
- Réactivité et disponibilité
- Rigueur
- Résistance au stress

Particularité du poste :

- Disponibilité
- Capacités d'adaptation

Poste à pourvoir au 1er février 2025